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Zeta ProAktiv Coach

Zeta ProAktiv Coach - Produktivitäts- und Proaktivitäts-Booster für GründerInnen und ManagerInnen in der Gastronomie.

Projektbeschreibung

Viele Gastronomie-GründerInnen sind chronisch überlastet: Sie jonglieren Einkauf, Dienstplanung, Personalbetreuung, Behördenauflagen, Kochen, Marketing und Gästeservice parallel. Dadurch bleiben kritische Management-Aufgaben (Kostenkalkulation, strukturierte Abläufe, vorausschauende Planung, Budgetierung, Weiterentwicklung, etc.) liegen.

Wir planen die Entwicklung eines „ProAktiv Coach“ Systems für unsere Software "Zeta-Plattform". Die Zeta-Plattform ist eine All-in-One-SaaS-Software, die GastronomieinhaberInnen und -managerInnen ermöglicht, zahlreiche Managementaufgaben digital und zentralisiert zu erledigen. Von Menüplanung über Kostenkalkulation bis hin zu Dienstplanun, Zeiterfassung und Reservierungssystem.

Der "ProAktiv Coach" soll unsere Gastronomiesoftware erweitern und essentiell bereichern: Eine digital gestützte Prozess- und Organisationsinnovation, die Tagesabläufe strukturiert, Prioritäten setzt und mit verhaltensökonomischen Impulsen, Checklisten und Automationen die Produktivität und Proaktivität messbar erhöht. Im Projekt werden relevante AkteurInnen (Gastro-GründerInnen und MitarbeiterInnen) methodisch eingebunden, Hypothesen iterativ getestet und ein validierter, skalierbarer Lösungsprototyp mit Wirkungsnachweis entwickelt.

Endberichtkurzfassung

Im Rahmen des Projekts wurde ein praxisnahes, KI-unterstütztes Coaching- und Organisationssystem für kleine und mittlere Gastronomiebetriebe entwickelt, prototypisch umgesetzt und in den realen Betriebsumgebungen getestet.

Ausgangspunkt waren qualitative Interviews, Shadowing und KPI-Baseline-Erhebungen in Gastronomiebetrieben, die zentrale Herausforderungen sichtbar machten: hohe operative Belastung, fehlende Proaktivität, fragmentierte Tool-Landschaften sowie zeitintensive Entscheidungsprozesse. Darauf aufbauend wurden gemeinsam mit Betrieben und externen ExpertInnen konkrete Lösungsansätze co-kreativ entwickelt.

Das Projekt führte zur Entwicklung mehrerer integrierter Funktionsmodule innerhalb der Zeta-Plattform, u. a.:



KI-gestützte Analyse von Finanz- und Betriebskennzahlen mit automatischer Ableitung von Handlungsempfehlungen


Automatische Generierung von Einkaufs-, Pack- und Vorbereitungslisten auf Basis realer Produktionsbedarfe


KI-unterstützte Dienstplanerstellung unter Berücksichtigung von Verträgen, Verfügbarkeiten und historischen Daten


Frühwarnsystem für Durchrechnungszeiträume zur besseren Steuerung von Über- und Minusstunden


Proaktiver Organisations-Coach zur Priorisierung von Aufgaben, Quick Wins und Micro-Learnings



Diese Funktionen wurden in einer Pilotphase in 32 Gastronomiebetrieben (26 aktiv) mit insgesamt rund 140 NutzerInnen ausgerollt und unter realen Arbeitsbedingungen getestet.

Die Ergebnisse zeigen, dass insbesondere niedrigschwellige, unterstützende KI-Funktionen (anstatt vollständig autonomer Systeme) auf hohe Akzeptanz stoßen. Betriebe nutzten die entwickelten Werkzeuge aktiv zur Strukturierung von Aufgaben, zur schnelleren Reaktion auf wirtschaftliche Entwicklungen (z. B. Wareneinsatz) sowie zur Verbesserung der internen Organisation.

Das Projekt konnte somit nachweisen, dass KI-basierte Assistenzsysteme in der Gastronomie wirksam zur Steigerung von Proaktivität, Entscheidungsfähigkeit und operativer Effizienz beitragen können - insbesondere dann, wenn sie als unterstützendes Werkzeug und nicht als Ersatz für menschliche Steuerung konzipiert sind.

Die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für eine skalierbare Weiterentwicklung und den breiteren Einsatz digitaler Organisationsunterstützung in der Branche.

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