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Providentia

Erhöhung des Sicherheitsniveaus Österreich durch sichere Beschaffung

Projektbeschreibung

Grundsätzlich spielt Sicherheit in der Auftragsvergabe eine wichtige Rolle. So enthalten Ausschreibungen in der Regel Anforderungen an die Leistungsfähigkeit und die Zuverlässigkeit der Bieter. Ein Aspekt der Zuverlässigkeit findet jedoch wenig Berücksichtigung: die Fähigkeit der Bieter, die vereinbarte Leistung auch bei Gefahren, Krisen oder Katastrophen zu erbringen.Einem Großteil der Auftraggeber dürfte unbekannt sein, ob ihre Auftragnehmer über einen Krisenstab, eine Risikoanalyse und ein Risikomanagement verfügen bzw. wie deren Resilienzstatus einzustufen ist.
Stellen (öffentliche) Auftraggeber in ihren Ausschreibungen keine Anforderungen an die Resilienz der Bieter, so bleibt es dem Zufall überlassen, ob die beauftragte Leistung im Krisen- und Katastrophenfall erbracht wird. Für einen Teil der Leistungen ist dies unerheblich, etwa für die Reinigung der Räumlichkeiten der Bußgeldstelle, für Leistungen wie Belieferung von Pflegeheimen mit Lebensmitteln und Medikamenten oder Reinigung von Krankenhäusern ist dies von größter Relevanz.
Sowohl das Bewusstsein für Resilienz als auch die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen weisen derzeit zwischen den Branchen und zwischen den EU-Mitgliedstaaten deutliche Unterschiede auf. Vor diesem Hintergrund besteht insbesondere im Hinblick auf Unternehmen, die nicht als strategisch wichtig eingestuft sind, Handlungsbedarf. Dieser wird im Rahmen der Studie näher beleuchtet.
Konkret zielt das vorgeschlagene Vorhaben darauf ab, (öffentliche) Auftraggeber in Österreich für a) die Bedeutung der Ausfallsicherheit im Krisen- und Katastrophenfall bzw. die Resilienz ihrer Bieter sowie b) die Bedeutung der Beschaffung sicherer Produkte zu sensibilisieren und ihnen einen praxisorientierten Katalog mit Maßnahmen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus sollen die geplanten Aktivitäten Unternehmen für das Thema Resilienz und Robustheit sensibilisieren. Übergreifend zielt die Studie darauf ab, dass durch Anwendung von Maßnahmen des Katalogs sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber ihre Resilienz erhöhen und somit a) in der Lage sind, ihre MitarbeiterInnen und KundInnen (PatientInnen, BewohnerInnen von Pflegeeinrichtungen, SchülerInnen etc.) auch im Krisen- und Katastrophenfall mit dem Notwendigsten zu versorgen, b) dafür sorgen, dass lebenswichtige (Infrastruktur-)Einrichtungen entsprechend robust gestaltet werden und c) die gesamtgesellschaftliche Resilienz Österreichs verbessern.
In der Studie werden zunächst Ansätze zur sicheren (öffentlichen) Beschaffung in der EU und in ausgewählten weiteren Ländern erhoben. Darauf aufbauend werden Handlungsoptionen für die Umsetzung einer sicheren Beschaffung in Österreich entwickelt und in Interviews mit ExpertInnen einer ersten Begutachtung unterzogen. Die Handlungsoptionen werden zusammen mit einem namhaften Vergaberechtsjuristen (Subauftragnehmer), dem Projektbeirat und relevanten Stakeholdern in Gesprächen, Workshops und über eine Fragebogenerhebung validiert. Bei der Auswahl der Stakeholder wird darauf geachtet, dass vielfältige Perspektiven vertreten sind, etwa Unternehmen unterschiedlicher Größe, öffentliche Auftraggeber aus Bund, Ländern, Gemeinden sowie etwa aus der Verwaltung, dem Gesundheits- und Pflegebereich, dem Bildungsbereich und dem Ver- und Entsorgungsbereich.
Das Vorhaben ist innovativ, da es Resilienz für alle Unternehmen thematisiert, nicht nur für die strategisch wichtigen. Innovativ ist auch das Ziel, die strategische Beschaffung, bislang ein Instrument der Umwelt-, Sozial- und Wirtschaftspolitik, ebenso als Instrument der Sicherheitspolitik zu nutzen.

Abstract

Security plays an important part in procurement. In general, requirements on the efficiency and the reliability of economic operators are part of the tender. However, too little attention is paid to one issue of reliability: the ability of the bidder, to provide the service or to execute the installation or the work also in times of crisis and disasters. The majority of contracting authorities does not know whether their suppliers have a trained crisis unit, whether they have performed a risk analysis for their company and whether they run a safety management or with other words, how the resilience of the contractor can be rated.
(Public) contracting authorities that do not include requirements on the resilience of their future contractors in the tender, will leave to chance whether the service is provided or the installation or the work are executed in times of crisis and disasters. For some of the contracted services or works reliability is insignificant, for example cleaning services for the office for the payment of fines. For other contracted services or works, reliability is of highest importance, for example for the supply of hospitals with food, drugs and cleaning services.
The awareness for resilience as well as the (legal) requirements for companies differ to a large extent between industries and across EU-member states. Against this background, there is a need for action, especially with regard to companies that are not considered as strategically important, a need that is going to be examined in greater detail during the study.
The proposed study aims at raising the awareness of (public) contracting authorities in Austria for a) the importance of the reliability of contractors during crisis and disasters as well as b) for the importance of the procurement of products, services and works with high safety and security standards. The project also aims at providing contracting authorities but also contractors and those in politics and administration responsible for the topic “secure and safe procurement” with a practice-oriented catalogue of measures. Furthermore, the project aims at raising the awareness for resilience and robustness of companies resp. suppliers. In general, with the implementation of the measures from the catalogue, the study also aims at contracting authorities and suppliers to enhance their resilience and thus a) increase their ability to provide for employees and customers (residents of nursing homes, pupils, etc.) also in times when the country or parts of the country are struck by crisis and disasters as well as b) ensure the robustness of vital infrastructure and c) increase the resilience of the Austrian society as a whole.
At first, the study collects approaches for safe and secure (public) procurement in the EU member states as well as in selected other countries. Based on that, possible measures for a safe and secure procurement are developed and reviewed with the help of expert interviews. The possible measures are validated together with the subcontractor, a high-profile procure-ment lawyer, the advisory council and the stakeholders through discussions, workshops and a questionnaire. The selection of relevant stakeholders ensures that a large range of perspectives are included, for example perspectives of small and big companies, of contracting authorities from the state, the regions and municipalities as well as for example from the administration, the health and education sector and from private companies with a high social relevance.
The designed study is highly innovative because it tackles not only the resilience of the critical infrastructure but also that of other companies. Furthermore, it is innovative to "open" strategic procurement that is currently used “only” as an instrument for environmental, social and economic policies for safety and security policies.

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