approveIT

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Programm / Ausschreibung AT:net, Phase 4, AT-net (4) 3. Ausschreibung Status abgeschlossen
Projektstart 01.03.2017 Projektende 31.08.2018
Zeitraum 2017 - 2018 Projektlaufzeit 18 Monate
Keywords digitalisiertes Bestätigungs- & Dokumentenmanagement; Webapplikation, digitaler Workflow&Prozessmanagement

Projektbeschreibung

Die Ausgangssituation ist die 20 jährige Erfahrunge von Neuherz&Partner als Experte im Verpackungsbereich des Fast-Moving Consumer Goods. Diese zeigen, dass es sich hier um komplexe Prozess handelt (Anhang1 eCall: exempl. Prozessverlauf_Bestätigungs-management), in dem unterschiedliche Personen, in größeren Unternehmen sowie Konzernen auch mehrere Abteilungen und Länder in den Entscheidungs- und Freigabeprozess involviert sind. Durch die Quantität an Entscheidungsträgern, die Komplexität der Abläufe und Verwendung unterschiedlicher Systeme kommt es zu Verzögerungen im Freigabeprozess. Die daraus folgenden Lieferverzögerungen können zu Engpässen, verpasste Druckfenster etc. führen und in weiterer Folge zu umfangreichen ungeplanten Kosten und Imageverlust des Herstellers.
ApproveIT ist eine Web-Applikation für Mobile und Desktopbasierende Systeme im Bestätigungsmanagement für digitale Dokumente. Es ermöglicht ein für alle involvierten Personen/Abteilungen/Ländern gemeinsames elektronisches Abnahme- und Freigabeverfahren. Eine Bearbeitung sowie Freigaben unter Anwendung von Tablets und Notebooks ist orts- und zeitunabhängig möglich. Die dadurch resultierende Reduktion der Summe an Wartezeiten bedeuten eine Optimierung des Arbeitsprozesses, wodurch folglich geringere Kosten entstehen und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit.
Der Reifegrad des Prototyps ist bis dato bereits beachtlich fortgeschritten und unter der URL http://approveit.neuherz.at (Username: demouser@approveit und Passwort: ej66rU5ApDbM3LQB) verfügbar. Der funktionsfähige Prototyp befindet sich bereits bei zwei Unternehmen in Verwendung zum Gebrauchstauglichkeitscheck (Validierung). So sind alle Grundfunktionen (Benutzerrollen, Login/Logout, Eingabe und Bearbeitung Kommentarfunktionen, Freigaben, Supportticket, Dashboard und Statussicht) umgesetzt und in den Prototypen implementiert. Die Technische Umsetzung ermöglicht eine breite Zugriffsmöglichkeit sowie eine flexible und ausbaufähige Datenbankstruktur und Betätigungsmanagement. Eine Objektorientierte Programmierschnittstelle (API) für HTML5 und nativen basierten APPs ist geschaffen. Dem Abbau von Barrieren wurde durch ein intuitives Informationsdesign und konsistentes Erscheinungsbild entsprochen.
Die Aktivitäten Markteinführung resultiert aus den Ergebnissen der Markt-, Zielgruppen sowie Produktpositionierungsanalyse und werden entsprechende Maßnahmen im direkt/indirekten Vertrieb, Print und Online Bereich umfassen. Ziel ist die Produktvorstellung bei aktiven, passiven und potenziellen Kunden. Es werden Präsentationsunterlagen, Folder und Anzeigen/Inserate für On- und Offline erstellt. Geplant sind zudem Messeauftritte. Ein Schwerpunkt liegt im Customer-Relationship-Management mit dem Ziel die Kundenorientierung -zufriedenheit und – bindung zu verbessern.
Die vorgesehene Fertigentwicklung umfasst die Optimierung und Fertigstellung des Prototyps. Dies beinhaltet zusätzliche Funktionen wie Maßstabstreue, Farbseparierungen, visuelle Vergleichsmöglichkeit zum ursprünglichen Dokument und Responsive Design speziell für Smart Phones. Als Erweiterungsoption ist eine automatische Textübertragung ins Layout inklusive Umbrüche, Textgrößen sowie Schriftart geplant.
Das angestrebte Ergebnis des Projektes ist die Finalisierung des Prototyps sowie die gezielte und detaillierte Planung und Erstellung der strategischen sowie operativen Markteinführung. Die erstellten Markteinführungsmaßnahmen werden implementiert und das Marketingkonzept umgesetzt.

Abstract

The 20 years of experience from Neuherz & Partner as expert in packaging of fast-moving consumer goods is the initial situation of this project. These experience have revealed the complex procedures (attachment 1 Anhang1 eCall: exempl. Prozessverlauf_Bestätigungs-management) in which different personal in companies or corporations are in included throughout departments and countries. The amount of decision makers involved in the complex procedures by using different systems results in the delay of the approval procedure. Hereafter the delivery delays result in bottlenecks, missed printing deadlines and followed by a possible loss of image of manufacturer. ApproveIT is a web-application for mobile and desktop based systems for management of approvals of digital documents. It enables all involved personnel, departments or countries to maintain a unified digital approval procedure. The involved parties can location and time-independent edit and approve with their electronical devices (table, notebook, desktop). The decrease in idle time results in optimized procedures which lead to decreased costs and raised competitiveness.
The prototype gained a remarkable maturity level and is available here: http://approveit.neuherz.at (username: demouser@approveit and password: ej66rU5ApDbM3LQB). The functional prototype is already used in two companies prove of concept. All basic features are available: login, dashboard, approval procedure, editing and commenting, user management, different status views and feedback features. The prototype supports broad accessibility, approval process and a flexible and enhance able data base structure. The base for an object oriented application programming interface (API) has been set. With an intuitive information design and consistent layout the reduction of access barriers has been reduced.
The active product launch is based on the results of marketing analysis (targets, markets and product placement). The will be supported by direct/indirect distribution which include print and online activities. The main target is the product presentation of ApproveIT at potential customers. A variety of marketing material will be produces. These include folders presentation material, folders and ads for online and offline media. Additional planning include exhibition apparels. We also focus on the customer relationship management to optimize customer orientation, satisfaction and loyalty.
The planned final product includes the optimization and finishing of the prototype. Our main goals are: scale preservation, color management, visual comparison (old/new) and responsive design for smartphones. We also have already planned a module for automatic text import for layouts including line breaks, text sizes and fonts.
The outcome of the project will be the final version of approveIT including the detailed plan for strategic and operative product launch including its realization.