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Markteinführung der digitalen Reiseerfassung und -abrechnung

Programm / Ausschreibung AT:net, Phase 4, AT-net (4) 3. Ausschreibung Status abgeschlossen
Projektstart 14.02.2017 Projektende 13.02.2019
Zeitraum 2017 - 2019 Projektlaufzeit 25 Monate
Keywords Markteinführung; Reiseprozess; Software

Projektbeschreibung

Die Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen, die Beantragung und Abwicklung von Reisebuchungen, die Erfassung und Verwaltung von Reisebelegen, etc. erfolgt in vielen Unternehmen manuell mittels Antragsformularen, Excel-Kalkulationen, persönlichen Freigabe-Unterschriften, Sammlung von Belegen, persönlichen Buchungsanfragen, Wegstrecken¬ermittlungen, etc.
Es wurde ein Prototyp entwickelt, der diese Prozesse durchgehend digitalisiert. Der Prototyp umfasst einen digitalen Workflow von der Planung über die sofortige und laufende Erfassung bis zur vollständigen Abrechnung inkl. digitaler Belegerfassung und Integrationsmöglichkeit in unterschiedliche IT Systeme.

Ziel dieses Projektes ist, diesen Prototyp marktreif zu machen und am Markt einzuführen. Dies umfasst das Testen des Softwareprototyps, die Erweiterung um marktrelevante Features basierend auf Rückmeldungen der Pilotkunden und Betatester, die Erstellung eines Marketing- und Vertriebskonzepts, die Erstellung adäquater Verkaufsunterlagen und Durchführung von Marketingaktivitäten sowie den Aufbau von Vertriebswegen und die Durchführung von Vertriebsaktivitäten zur Kundengewinnung.

Der Prototyp ist funktionstüchtig und wurde in einer realen Einsatzumgebung erfolgreich getestet. Die technische Machbarkeit des Produktes ist daher bereits sichergestellt. Die technischen Tätigkeiten während der Projektlaufzeit bestehen nun zu einem großen Teil darin, eine definierte Qualität zu erreichen und beibehalten zu können, speziell im Bereich der Usability. Weiters ist im Projekt vorgesehen, Verbesserungen aufgrund der Testergebnisse und des Feedbacks der Pilotkunden umzusetzen.

Schwerpunkt des Projektes ist somit für die digitale Reiseerfassung und –abrechnung die Markteinführungsphase durchzuführen und danach in eine Wachstumsphase einzutreten.

Abstract

Many companies are still managing their business trips and travel expenses in a manual or semi-manual way, e.g. application for trips, expense claiming and reporting, receipt entry, approval-workflows, route-calculations and the like. They use paper- spreadsheet- or word-processor forms, pass them on hand to hand or in e-mails, gather paper receipts and scan them lateron, calculate routes manually using services like Google Maps and have to re-enter the information to backend systems such as their accounting software.
Our prototype digitizes the whole process comprehensively from planning application, through continuously and electronically tracking expenses and receipts, right up to automatic claiming, approving and clearing expenses, including interfaces with various backend systems.

This project intends to productize the prototype and bring it to market, which includes broad testing of the prototype, adding market driven features based on beta- and pilot customers’ feedback, strategic and operative marketing and selling (create marketing- and sales-concept, sales documents, implement campaigns, build sales-channels, win customers).

The prototype is fully operational and was tested extensively and successfully under real-world conditions, which is proof of feasibility. The implementation tasks lying ahead over the next few months should mainly obtain and maintain the high quality the product requires, especially in terms of usability. We will improve the prototype iteratively based on real feedback and feature-requests coming from our pilot customers.

The project’s overall focus is to bring our digital travel management to market and to initiate the growth phase successfully.